Methodik
Wirtschaftlichkeit von Automatisierung
Eine Automatisierung kann Zeit freisetzen, ohne sofort Geld einzusparen. Eine belastbare Rechnung trennt deshalb Kapazität, tatsächlich genutzten wirtschaftlichen Vorteil und sämtliche Lebenszykluskosten.
Kurz gesagt
Kapazitätswert ist eine Möglichkeit. Wirtschaftlicher Nutzen entsteht erst dort, wo freie Zeit zahlungswirksam wird, produktiv genutzt wird oder eine andere bestätigte Einsparung eintritt.
Freigesetzte Zeit zuerst messen
Zählen Sie Vorgänge, betroffenen Anteil sowie Minuten vor und nach der Veränderung. Daraus ergibt sich die monatlich freigesetzte Zeit. Eine pauschale Automatisierungsquote ersetzt diese Messung nicht.
Wenn der neue Ablauf mehr Restarbeit erzeugt als der heutige, muss die Rechnung auch ein negatives Ergebnis zeigen dürfen.
Kapazität nicht doppelt zählen
Multiplizieren Sie freie Stunden mit den Arbeitgeber-Gesamtkosten, erhalten Sie einen Kapazitätswert. Dieser Wert darf nicht automatisch als Einsparung erscheinen.
- Zahlungswirksam: Kosten fallen tatsächlich weg oder werden vermieden.
- Produktiv genutzt: Die Zeit erzeugt nachweisbar andere Arbeitsergebnisse.
- Sonstige Einsparung: Nur konkret bestätigte Effekte werden addiert.
- Zahlungswirksamer und produktiver Anteil dürfen zusammen höchstens 100 Prozent ergeben.
TCO statt Einstiegspreis
Total Cost of Ownership umfasst Einmalkosten und laufende Kosten über denselben Betrachtungszeitraum. Je nach Fall gehören auch Betrieb, Monitoring, Anpassungen, Rückweg und Herstellerupdates in die Projektentscheidung.
Vergleichen Sie mindestens 12, 24 und 36 Monate. Eine Amortisationszeit ist nur sinnvoll, wenn der monatliche Nettonutzen positiv ist.
Mit Szenarien statt Versprechen arbeiten
Nutzen Sie nachvollziehbare Eingaben und ändern Sie jeweils nur wenige Annahmen. Ein konservatives, ein erwartetes und ein belastendes Szenario zeigen besser, wo die Entscheidung empfindlich ist.
Eine Rechnung ist kein Erfolgsnachweis. Sie beschreibt, unter welchen Annahmen ein Vorhaben wirtschaftlich sein könnte.