Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website: Sindomat GmbH, Rosmarweg 201, 50226 Frechen, Deutschland, E-Mail: info@sindomat.net.

2. Hosting und Server-Logs

Diese Website wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH betrieben. Bei jedem Aufruf protokollieren unsere Server automatisch Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge sowie Browsertyp und Betriebssystem.

Zweck ist der sichere und störungsfreie Betrieb der Website sowie die Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

Zur Erkennung von Fehlern der Website meldet ein Skript auf unseren Seiten technische Fehler an unseren Server. Inhalt der Meldung sind nur die Fehlerart (zwei feste Werte) und der Seitenbereich, keine Texte und keine Eingaben von Ihnen; diese beiden Angaben speichern wir mit dem Zeitpunkt, ohne IP-Adresse und Browserkennung. Wie bei jedem Aufruf erfassen die Server-Logs dabei die oben genannten Zugriffsdaten. Zur Begrenzung missbräuchlich häufiger Meldungen wird ein Hashwert Ihrer IP-Adresse verwendet (Dauer wie in Abschnitt 9). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Fehlererkennung).

3. Cookies und Reichweitenmessung

Wir speichern Ihre Cookie-Auswahl im lokalen Speicher Ihres Browsers, damit sie bei späteren Besuchen erhalten bleibt. Dieser für die Einwilligungsverwaltung notwendige Zugriff erfolgt ohne Einwilligung nach § 25 Abs. 2 TDDDG.

Wenn Sie den KI-Ready-Check nutzen, speichert Ihr Browser Ihre Antworten im Sitzungsspeicher, damit Sie den Check fortsetzen können. Der Sitzungsspeicher wird gelöscht, sobald Sie den Tab schließen, und ist für den von Ihnen gewünschten Check erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) wird erst nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Statistik“ geladen. Ohne diese Einwilligung werden über diese Einbindung keine Analytics-Cookies gesetzt und keine Daten an Google gesendet. Die Einbindung setzt IP-Anonymisierung und deaktiviert Google Signals sowie Anzeigenpersonalisierung.

Sie können Ihre Einwilligung über „Cookie-Einstellungen“ im Footer jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Beim Widerruf stoppt die weitere Messung; vorhandene Analytics-Cookies werden im Browser nach Möglichkeit entfernt. Alle Cookies und Speichereinträge finden Sie in der Cookie-Liste, die Sie im Footer erreichen. Rechtsgrundlage bei erteilter Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

4. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir die Angaben, die Sie eintragen: Name, E-Mail-Adresse und Nachricht sowie, soweit Sie es angeben, Betreff, Unternehmen und Telefonnummer. Pflichtangaben sind im Formular gekennzeichnet; ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Die Telefonnummer ist freiwillig; wir rufen Sie nur an, wenn Sie das wünschen. Zusätzlich verarbeiten wir den Zeitpunkt Ihrer Anfrage, eine technische Kennung der Anfrage und, zur Begrenzung missbräuchlich häufiger Anfragen, einen Hashwert Ihrer IP-Adresse; gespeichert wird nur dieser Hashwert, nicht die IP-Adresse selbst. Zur Prüfung der Sicherheitsabfrage übermittelt unser Server Ihre IP-Adresse an Cloudflare (Abschnitt 6).

Zweck ist die Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Geschäftsanfragen), soweit Sie als Einzelperson einen Vertrag mit uns erwägen, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie uns per E-Mail schreiben (zum Beispiel über den E-Mail-Link), öffnet sich Ihr E-Mail-Programm. Wir erhalten Ihre E-Mail-Adresse und die Angaben in Ihrer Nachricht und verwenden sie zur Bearbeitung Ihrer Anfrage; die Rechtsgrundlage ist dieselbe.

Ihre Angaben aus dem Formular übernehmen wir in unsere Kundenverwaltung (Odoo Online der Odoo SA). Für Versand und Empfang von E-Mails setzen wir E-Mail-Dienstleister ein, die in unserem Auftrag handeln (Auftragsverarbeiter). Mehr zu den Empfängern steht in Abschnitt 8, zur Speicherdauer in Abschnitt 9.

Wir treffen keine ausschließlich automatisierte Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet.

5. KI-Ready-Check

Beim KI-Ready-Check beantworten Sie Fragen zu Ihrem Unternehmen und geben für Ihr Ergebnis Vorname, Nachname, Firmenname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer an. Pflichtangaben sind im Formular gekennzeichnet, die übrigen sind freiwillig. Wir übertragen Ihre Antworten und diese Angaben an unseren Server und legen sie in unserer Kundenverwaltung (Odoo Online) als Kontakteintrag ab, damit eine Person aus unserem Team sie ansehen und sich bei Ihnen melden kann. Aus Ihren Antworten wird ein Punktwert berechnet; eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für Sie ist damit nicht verbunden.

Rechtsgrundlage für die Bereitstellung Ihres Ergebnisses ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung und die Kontaktaufnahme zu Ihrem Ergebnis Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Betreuung von Geschäftskontakten). Wir rufen Sie nur an, wenn Sie das wünschen. Ihr Ergebnis erhalten Sie auch ohne Telefonnummer.

6. Sicherheitsprüfung (Cloudflare Turnstile)

Unsere Formulare schützen wir mit Cloudflare Turnstile vor automatisiertem Missbrauch. Dafür wird auf Seiten mit Formular ein Skript von Cloudflare geladen; Cloudflare verarbeitet dabei Ihre IP-Adresse, einen TLS-Fingerabdruck, die Browserkennung und die Kennung unserer Website, um zu prüfen, ob die Anfrage von einem Menschen kommt. Anbieter ist Cloudflare, Inc. (USA). Cloudflare handelt für uns als Auftragsverarbeiter und verarbeitet diese Signale zur Verbesserung der Bot-Erkennung zugleich in eigener Verantwortung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch).

7. Terminbuchung

Wenn Sie einen Termin buchen, öffnet sich nach Ihrem Klick die Buchungsseite von Microsoft (Microsoft Bookings) in einem neuen Tab. Erst ab diesem Klick werden Daten an Microsoft übertragen; die Angaben, die Sie dort eintragen, verarbeitet Microsoft nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen. Wir erhalten Ihren Terminwunsch und Ihre Kontaktdaten, um den Termin durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Terminen mit Geschäftskontakten), soweit Sie als Einzelperson einen Vertrag mit uns erwägen, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

8. Empfänger und Drittländer

Empfänger Ihrer Daten sind, je nach Nutzung: Hetzner Online GmbH (Hosting); Odoo SA (Kundenverwaltung Odoo Online); Cloudflare, Inc. (Sicherheitsprüfung); E-Mail-Dienstleister (Auftragsverarbeiter); Google Ireland Limited und Microsoft (siehe Abschnitte 3 und 7).

Odoo verarbeitet die Daten nach eigener Angabe in Rechenzentren in Frankreich und Belgien. Sicherungskopien liegen in Frankreich, den Niederlanden und Schweden und bei bestehenden Datenbanken zusätzlich in Kanada, bis die Umstellung abgeschlossen ist (nach Angabe von Odoo voraussichtlich im vierten Quartal 2026); der Speicherort der Sicherungskopien ist nicht wählbar. Für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für kommerzielle Organisationen.

Cloudflare, Inc. hat seinen Sitz in den USA und stützt Übermittlungen nach eigenen Angaben auf Standardvertragsklauseln und den EU-US-Datenschutzrahmen.

9. Speicherdauer

Eingaben aus Kontaktformular und KI-Ready-Check speichern wir für die Zustellung in einem Zwischenspeicher auf unserem Server und löschen sie dort 30 Tage nach Eingang.

Anfragen und Kontakteinträge in der Kundenverwaltung bewahren wir bis zu 12 Monate nach dem letzten Kontakt auf, sofern kein Auftrag entsteht. Entsteht ein Auftrag, gelten für die dazugehörigen Unterlagen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Handelsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre; § 257 HGB, § 147 AO). E-Mails an uns und Terminbuchungen behandeln wir wie Anfragen aus dem Formular. Den Hashwert Ihrer IP-Adresse brauchen wir nur für das Zeitfenster der Begrenzung (derzeit eine Stunde); wir löschen ihn automatisch mit der ersten Formularanfrage oder Fehlermeldung, die eingeht, nachdem zwei Zeitfenster (derzeit zwei Stunden) vergangen sind.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Für Auskunft, Berichtigung und Löschung genügt eine E-Mail an info@sindomat.net; wir löschen dann auch Ihren Eintrag in unserer Kundenverwaltung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist entgegensteht. Sie sind nicht verpflichtet, uns Angaben zu machen; ohne die als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder können wir Ihre Anfrage oder Ihr Ergebnis aber nicht bearbeiten. Zusätzlich besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

Amtlicher Text der DSGVO: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679